Iets over QSL-kaarten

Onder radioamateurs is het de traditie om een QSO daarna bevestigen. Dat geldt zeker voor bijzondere verbindingen waar je een leuke babbel met iemand hebt gehad, of voor verbindingen met bijzondere landen of stations die voor een speciale gelegenheid in de lucht komen. Die maken vaak werk van een mooi geïllustreerde QSL-kaart.
Tegenwoordig wordt meer en meer gebruik gemaakt van het internet om QSO's elektronisch te bevestigen. Dat geldt zeker voor routineverbindingen zoals bij wedstrijden.

Klassieke QSLkaarten: ontwerpen, bestellen en verzenden

QSL-kaarten zijn niet enkel je visitekaartje als radioamateur: je tegenstations hebben ze ook nodig om te bewijzen dat ze jou gewerkt hebben en voldoende QSO’s hebben gemaakt om in aanmerking te komen voor sommige diploma’s of certificaten. Heel wat zendamateurs streven naar bijv. het “DXCC-diploma”: minstens 100 verbindingen met verschillende landen, al dan niet op verschillende banden en in één of verschillende modes. Er bestaan gelijkaardige competities voor zoveel mogelijk verbindingen met eilanden, vuurtorens of andere monumenten enz… Wie daar QSL-kaartjes wil van krijgen moet er natuurlijk zelf ook versturen.

Voor het beheer van je QSL-kaartenverzameling gebruik je best één of andere loggingsoftware - er zijn er verschillende, zowel gratis als betalend: zie daarvoor de softwarepagina op deze site. Met een dergelijk programma kan je gemakkelijk nagaan hoeveel kaarten je al bezit voor een bepaald award. Veel kaarten gelden immers voor meerdere awards tegelijk, en eenmaal je een paar honderd kaarten verzameld hebt, is dat "manueel" niet meer te overzien. Zorg er voor van bij het begin je log goed te organiseren: maak een verschil tussen het log voor je verbindingen met je station thuis, en je log(s) met vakantie-QSO's die je met bijvoorbeeld een F/-prefix hebt gemaakt. Als je dat niet doet heb je achteraf moeilijkheden om je uitgaande QSL-kaarten te printen, je inkomende kaarten na te kijken en om je log op te laden naar bijv. LoTW. Dat geldt ook voor logs van activaties, logs met bijzondere prefixen ( bijv. "OP" ) en contestlogs.

QSL-kaartjes kunnen eenvoudig zijn: eenzijdig met één kleur geprint of gekopieerd: in de betere loggingprogramma's kan je niet alleen zelfklevende etiketten maar ook complete QSL-kaarten ontwerpen.
Je moet dan je printer laden met geschikte vellen dik papier of etiketten, best van een standaardformaat waar je logprogramma mee overweg kan. In veel gevallen vergt dat wat experimenteerwerk om tot een net resultaat te komen.
Als je maar een enkele tientallen kaarten per jaar te versturen hebt kan je ze met de hand invullen maar als je er meer te verzenden hebt wordt dat al gauw een vervelende klus. Tegenwoordig worden de meeste QSL-kaarten rechtstreeks met de printer ingevuld. Het netste is rechtstreeks op een voorgedrukte QSL-kaart printen. Sommige logging-software is er op voorzien om meteen de hele kaart, mét de QSO-info, af te drukken. Er bestaat ook specifieke software om QSL-kaarten mee te ontwerpen en invullen, bijv. "HamQSLer" van VA3HJ. Dat kan handig zijn als je bijv. regelmatig bijzondere locaties activeert en er telkens een specifieke kaart van wil verzenden. Je moet dan enkel voor een voorraad wit karton ( ong. 160 - 220 g/m² ) en vooral inktpatronen zorgen !
Voor wat grotere reeksen kan het interessanter zijn ze in een "copyshop" op A4-formaat op een kleurenlaserprinter te laten afdrukken en bijsnijden tot het standaardformaat van 90 x 140 mm. Andere amateurs gebruiken soms gewone foto's met de QSO-informatie op een etiket op de achterzijde. Dat kan een goedkope oplossing zijn als je maar enkele kaarten nodig hebt, bijv. van je vakantie-QSO's.
Een andere nette oplossing is gebruik te maken van standaardkaarten, ze zijn verkrijgbaar in relatief kleine hoeveelheden. Die kan je kopen met diverse motieven. Je kan ze ( laten ) bedrukken met je eigen callsign of kleeft er dan etiketten op met je roepletters en de gegevens van de specifieke verbinding. Zeker voor ONL’s en ON3’s-met-ambitie is dit een goede optie.

Je kan natuurlijk ook meteen meer luxueuze, "full-color"-kaarten laten ontwerpen en drukken met je eigen callsign/ ONL-nummer en foto’s. Als je een "special event station" in de lucht brengt of een bijzondere locatie ( bijv. een monument ) activeert, zullen veel stations je precies willen werken omdat ze een mooie kaart verwachten. Max, ON5UR, is in onze regio een bekende leverancier. Je kan op zijn website een hele galerij kaartontwerpen doornemen en nagaan aan welke druk-technische eisen je ontwerp moet voldoen.
Denk goed na over je ontwerp: als de kaart bijvoorbeeld geldt voor een of ander speciaal diploma, moet dat er ook op staan, bijv. de IOTA- of SOTA-referentie enz. Kijk dit na op de websites van die diploma's: de regels zijn soms vrij streng ( bijv. voor IOTA hoort de naam van het eiland vermeld te zijn ). Amateurs die lid zijn van bepaalde specifieke radioamateurclubs die certificaten uitreiken voor verbindindingen met clubleden, vermelden vaak die lidnummers op hun kaart.

Als je foto's maakt met de bedoeling ze te gebruiken voor een QSL-kaart, moet je eerst uitmaken of je de QSO-informatie mee op de frontzijde met de foto wil. Het alternatief is een dubbelzijdige kaart waarbij je de info op de achterzijde afdrukt of kleeft met een etiket. Dit is gewoonlijk een nettere oplossing. In het eerste geval let je er best op dat je voldoende voorgrond of "vrije lucht" hebt voor je roepletters, de QSO-gegevens en eventuele logo's ( IOTA, SOTA ... ). Op een donkere voorgrond kan je lichtgekleurde letters gebruiken, tegen een heldere lucht contrasteren donkere letters mooi. Probeer een rommelige achtergrond met verschillende kleuren te vermijden omdat daaroverheen geen enkele tekst goed leesbaar is. Vergeet ook niet een woordje toelichting bij de afbeelding op de kaart toe te voegen als dat niet evident is: vermeld welk monument er op staat, welke berg, welk soort dier... Het is geen overbodige luxe, uitdrukkelijk je land bij je roepnaam te vermelden: hoeveel Amerikanen denken niet dat België de hoofdstad van Brussel is ?

Op die voorgedrukte kaarten print je dan vanuit je loggingprogramma zelf de gegevens van elk QSO, of je plakt er etiketten op als je printer moeite heeft met die kleine kaartjes.
Noteer dat meteen 5000 kaarten bestellen per kaart aanzienlijk goedkoper is dan er 1000 bestellen, maar laat je niet vangen: misschien verander je na een jaar van roepletters of is er een andere reden waardoor je gedrukte kaart niet meer aktueel is, en dan zit je daar met die duizenden verouderde kaarten... Denk er ook aan dat je wat reserve-kaarten nodig hebt om QSL-kaarten van SWL's te beantwoorden, zeker als je vanuit een bijzondere locatie hebt gewerkt. Voor meer tips over QSL-software: zie de softwarepagina van deze site.
Overigens is het bestellen van je QSL-kaarten niet superdringend: ze doen er gewoonlijk vele maanden ( soms jaren ) over om bevestigd te worden – je kan dus rustig een paar maanden afwachten en, als je niet te veel kaarten nodig hebt, je een tijd uit de slag trekken met bijv. zelfgeprinte kaarten.

Eenmaal je de kaarten hebt, moet je ze natuurlijk invullen. De eerste vraag is: schrijf je voor elke verbinding een kaart ? Vaste regels bestaan daar niet voor, maar in principe doe ik het wel, met uitzondering van zuivere routine-verbindingen. Voor verbindingen over de plaatselijke repeater of voor het zoveelste "5 by 9"-contest-QSO met een station uit de buurlanden, schrijf ik gewoonlijk geen QSL-kaart, tenzij ik er zelf een krijg voor die verbinding. Dergelijke routineverbindingen bevestig ik enkel elektronisch - zie hieronder. Weet dat amateurs in veel andere landen ( bijv. de VS ) moeten betalen voor elke QSL-kaart die ze versturen. QSL-kaarten moeten "bewijskracht" hebben om bepaalde diploma's aan te kunnen vragen. Daarom moet een aantal gegevens ondubbelzinnig op de kaart staan: roepnaam van het tegenstation, datum, tijd in UTC, frequentieband, mode, en rapport. Je laat best ook een vakje of ruimte voor de roepnaam van een eventuele "manager"; meer daarover hieronder. Het moet ook zeer duidelijk zijn dat het om een QSO ging, dus een "2-way"-verbinding. Zorg er voor dat de datum duidelijk is: 9/11 is voor een Amerikaan 11 september, niet 9 november ! Meestal bevat de kaart ook nog een aantal andere gegevens zoals je set ( "rig" ), uitgangsvermogen, antenne, locator... maar dat is niet verplicht. Vaak is er ook een vakje voorzien waarin wordt aangekruist of er al dan niet een QSL-kaart gewenst of ontvangen is.
De meeste amateurs ondertekenen hun kaart manueel met hun voornaam, maar ook dat is tegenwoordig niet meer verplicht. Er zijn nogal wat amateurs die half over de rand van het etiket een stempeltje zetten "verified by ... " om vervalsingen te voorkomen, maar dat lijkt mij wat overkill. Een handgeschreven woordje persoonlijke commentaar in de stijl "thanks for the nice QSO" en een persoonlijke ondertekening met je voornaam zijn niet alleen een kwestie van vriendelijkheid, het helpt ook je respons verhogen. Je kunt daarover een aantal tips lezen op de website van ZS6 EZ.

Probeer ten slotte onderaan een strook van ong. 1 cm vrij te laten: sommige QSL-buro's zetten daar een barcode voor het sorteren. Op de website van de DARC staat een goed artikel in het Duits over QSL-kaarten en hoe je ze best invult.

Om die QSL-kaarten te verzenden ( en te ontvangen ! ) zijn er twee mogelijkheden: "via bureau" of "direct".
In het eerste geval verstuur je de kaart via de verzendingsdienst van bijv. de UBA. Die verzendt regelmatig pakken QSL-kaarten in bulk naar de andere nationale verenigingen en ontvangt ook de binnenkomende kaarten voor Belgische amateurs. Je bezorgt je gesorteerde kaarten aan de QSL-manager van je club en die zorgt er ( eens per maand of zo ) voor dat ze vertrekken naar het QSL-bureau. Daar worden maandelijks alle QSL-kaarten voor een land gebundeld en in één pakket verstuurd. Dat gaat wat trager maar het is natuurlijk een stuk goedkoper dan elke kaart zelf met een postzegel te versieren. Die procedure werkt vrij goed voor de meeste landen met veel radioamateurs, maar het spreekt voor zich dat er op afgelegen eilanden of in schaarsbewoonde landen meestal geen QSL-dienst bestaat. Daarvoor moet je anders te werk gaan ( zie hieronder ). Het QSL-bureau verwerkt uiteraard enkel kaarten via andere bureau's: het stuurt geen kaarten "direct" of via elektronische systemen als LoTW of EQSL.
Om van die QSL-dienstverlening gebruik te maken moet je aangesloten zijn bij een nationale vereniging en je houden aan een aantal afspraken over bijv. het formaat en het voorsorteren van je kaarten. Meer info vind je op hun website, bijv. www.UBA.be. Van die site kan je ook een klein programma downloaden dat je helpt om je te verzenden kaarten correct te sorteren.
Omgekeerd ontvangt je plaatselijke QSL-manager de inkomende QSL-kaarten van je sectie of afdeling. Die moet ze dan nog sorteren per lid ( hele klus - verdient bedankje ! ) en verdelen binnen zijn club. Het spreekt voor zich dat de verzending "via bureau" relatief traag gaat: het duurt gemakkelijk enkele maanden voor een kaart aankomt.


Sommige amateurs die speciale expedities opzetten naar bijv. verafgelegen eilanden of die veel kaarten moeten versturen, duiden een "QSL-manager" aan die de kaarten in hun plaats beantwoordt. Kijk dus zeker bij bijzondere stations na of je de QSL-kaart aan de callsign van het station moet richten, dan wel aan de call van een manager. In dit laatste geval vermeld je de naam van het tegenstation in het daarvoor bedoelde vakje, en zet je zeer duidelijk ( best in het rood ! ) "VIA" gevolgd door de roepletters van de manager. Als je die kaart dan verstuurt via het bureau wordt ze uiteraard gesorteerd bij het land van de manager, niet bij het land van het DX-station.
Dat geldt ook voor speciale, korte contest-calls: als je daar een bevestiging van wil, zoek je op wat de roepnaam van de operator is; de kans is overigens minder groot dat je daar een kaart van terugkrijgt.
Je kan achter de roepletters van de QSL-manager komen via de dx-cluster of via een website als QRZ.com.

Veel amateurs die een station op een exotische locatie gewerkt hebben, willen geen maanden wachten op die QSL-kaart. Ze sturen dan hun kaart "direct", dat wil zeggen met de post rechtstreeks naar het station - of meestal de "QSL-manager" ervan. Meestal verwacht die manager dan dat je bij je QSL-kaart een kleine bijdrage voegt - bijv. een tweetal 1-US$-biljetten ( zgn. "green stamps" ) of IRC's - om je kaart “direct”, d.w.z. via de post te beantwoorden. Managers die vele duizenden kaarten verifiëren en verzenden hebben daar een hele klus aan en verwachten vaak dat niet enkel de kosten van de kaarten en de postzegels gedekt worden, maar dat ze er ook iets aan overhouden voor hun moeite. Zorg er dan voor dat je aan de buitenkant van de envelop niet kan zien dat er geld in zit: in het buitenland verdwijnen dergelijke enveloppen gemakkelijk in de post... Hou er rekening mee dat grote DX-pedities hun kaarten meestal pas bestellen als ze terug thuis zijn en weten hoeveel ze er precies nodig hebben. Zelfs een "direct-kaart" kan dus een tijdje op zich laten wachten.

Elektronische QSL

De laatste jaren worden QSO’s ook meer en meer bevestigd via elektronische weg. Je exporteert uit je logbookprogramma een bestand ( meestal in "ADIF"-formaat ) dat je dan via internet oplaadt naar een server. Die zoekt meteen overeenkomende QSO's in de logs van andere amateurs en geeft aan welke verbindingen bevestigd zijn. Verschillende websites zijn hiervoor sinds enkele jaren bekend, en veel amateurs laden hun logs gelijk op in meerdere systemen. Het “Logbook of the World” of LoTW is een initiatief van de Amerikaanse ARRL. De QSO’s die daarmee bevestigd worden gelden ook voor het DXCC-diploma. Voor je eerste registratie moet je een papieren (!) kopie van je radiovergunning en je identiteitskaart insturen. Bijkomende callsigns ( bijv. ON3ABC/P, F/ON3ABC/P... ) kan je daarna elektronisch aanvragen. De registratie en het gebruik van het systeem zijn gratis, maar het afleveren van de certificaten is betalend. Heel wat contest- en DX-stations laden hun QSO's op in LoTW, sommigen zeer snel, anderen pas na verloop van ( veel ) tijd.
Een ander, gelijkaardig privé-initiatief is EQSL, dat een wat eenvoudigere registratieprodecure heeft, maar dat niet erkend is door de ARRL: die QSO's kan je dus niet claimen voor DXCC enz...
Ook de van origine Duitse website QRZCQ biedt dergelijke mogelijkheden ( naast een massa andere interessante informatie ! ).

De online-logservice van Clublog wordt veel gebruikt door DX-pedities, contesters en gewone amateurs. Zij laden hun logboek op deze server waardoor het mogelijk wordt allerlei interessante analyses van je log te maken. Bovendien kan je online een QSL-kaart opvragen via OQRS. Aangezien zij weinig boodschap hebben aan de zoveelste Belgische of Nederlandse kaart, hoeft je hen zelf geen kaart te sturen. Je kan vragen dat zij de kaart via het QSL-bureau verzenden, of via Paypal betalen als je je kaart 'direct' wil. De kosten zijn redelijk als je rekening houdt met de werkelijke kostprijs van een direct-verstuurde kaart. In Funkamateur van april 2015 wordt door DM6 WAN in detail uitgelegd hoe Clublog en OQRS werkt.