Iets over QSL-kaarten

Klassieke QSLkaarten: ontwerpen, bestellen en verzenden

Verder wil je waarschijnlijk ook je QSO’s bevestigen met een QSL-kaart. QSL-kaarten zijn niet enkel je visitekaartje als radioamateur: je tegenstations hebben ze ook nodig om te bewijzen dat ze jou gewerkt hebben en voldoende QSO’s hebben gemaakt om in aanmerking te komen voor sommige diploma’s of certificaten. Heel wat zendamateurs streven naar bijv. het “DXCC-diploma”: minstens 100 verbindingen met verschillende landen, al dan niet op verschillende banden en in één of verschillende modes. Er bestaan gelijkaardige competities voor zoveel mogelijk verbindingen met eilanden, vuurtorens of andere monumenten enz… Wie daar QSL-kaarten wil van krijgen moet er natuurlijk zelf ook versturen.

Voor het beheer van je QSL-kaartenverzameling gebruik je best één of andere loggingsoftware - er zijn er verschillende, zowel gratis als betalend: zie daarvoor de softwarepagina op deze site. Met een dergelijk programma kan je gemakkelijk nagaan hoeveel kaarten je al bezit voor een bepaald award. Veel kaarten gelden immers voor meerdere awards tegelijk, en eenmaal je een paar honderd kaarten verzameld hebt, is dat "manueel" niet meer te overzien.

Je kan kaarten op maat laten drukken met je eigen callsign/ ONL-nummer en foto’s, of een pakketje niet-gepersonaliseerde, blanco kaarten kopen waar je etiketten op kleeft met je roepletters en de gegevens van de specifieke verbinding. Zeker voor ONL’s en ON3’s-met-ambitie is dit een goede optie. QSL-kaarten kunnen simpel zijn: eenzijdig met één kleur geprint of gekopieerd: in de betere loggingprogramma's kan je niet alleen zelfklevende etiketten maar ook complete QSL-kaarten ontwerpen.
Je kan natuurlijk ook meer luxueuze, "full-color"-kaarten laten ontwerpen en drukken. Max, ON5UR, is in onze regio een bekende leverancier. Je kan op zijn website een hele galerij kaartontwerpen doornemen.
Noteer dat meteen 5000 kaarten bestellen per kaart aanzienlijk goedkoper is dan er 1000 bestellen, maar laat je niet vangen: misschien verander je na een jaar van roepletters of is er een andere reden waardoor je gedrukte kaart niet meer aktueel is, en dan zit je daar met die duizenden verouderde kaarten...
Overigens is het bestellen van je QSL-kaarten niet superdringend: ze doen er gewoonlijk vele maanden ( soms jaren ) over om bevestigd te worden – je kan dus rustig een paar maanden afwachten en je intussen uit de slag trekken met bijv. zelfgeprinte kaarten.

Eenmaal je de kaarten hebt, moet je ze natuurlijk invullen. Vergeet niet dat QSL-kaarten "bewijskracht" moeten hebben om bepaalde diploma's aan te kunnen vragen. Daarom moet een aantal gegevens ondubbelzinnig op de kaart staan: roepnaam van het tegenstation, datum, tijd in UTC, frequentieband, mode, en rapport. Je laat best ook een vakje of ruimte voor de roepnaam van een eventuele "manager"; meer daarover hieronder. Het moet ook zeer duidelijk zijn dat het om een QSO ging, dus een "2-way"-verbinding. Zorg er voor dat de datum duidelijk is: 9/11 is voor een Amerikaan 11 september, niet 9 november ! Als de kaart geldt voor een of ander speciaal diploma, moet dat er ook op staan, bijv. de IOTA- of SOTA-referentie enz. Kijk dit na op de websites van die diploma's: de regels zijn soms vrij streng ( bijv. voor IOTA ). Amateurs die lid zijn van bepaalde specifieke radioamateurclubs die certificaten uitreiken voor verbindindingen met clubleden, vermelden vaak die lidnummers op hun kaart. Meestal bevat de kaart ook nog een aantal andere gegevens zoals je set ( "rig" ), uitgangsvermogen, antenne, locator... maar dat is niet verplicht. Vaak is er ook een vakje voorzien waarin wordt aangekruist of er al dan niet een QSL-kaart gewenst of ontvangen is. De meeste amateurs ondertekenen hun kaart manueel met hun voornaam, maar ook dat is tegenwoordig niet meer verplicht. Probeer ten slotte onderaan een strook van ong. 1 cm vrij te laten: sommige QSL-buro's zetten daar een barcode voor het sorteren. Op de website van de DARC staat een goed artikel in het Duits over QSL-kaarten en hoe je ze best invult.

Een andere vraag is: schrijf ik voor elke verbinding een kaart ? Vaste regels bestaan daar niet voor, maar in principe doe ik het wel, met uitzondering van zuivere routine-verbindingen. Voor verbindingen over de plaatselijke repeater of voor het zoveelste "5 by 9"-contest-QSO met een station uit de buurlanden, schrijf ik gewoonlijk geen QSL-kaart, tenzij ik er zelf een krijg voor die verbinding. Weet dat amateurs in veel andere landen ( bijv. de VS ) moeten betalen voor elke QSL-kaart die ze versturen.

Als je maar een enkele tientallen kaarten per jaar te versturen hebt kan je ze met de hand invullen maar als je er meer te verzenden hebt wordt dat al gauw een vervelende klus. Tegenwoordig worden de meeste QSL-kaarten rechtstreeks met de printer ingevuld. Het netste is rechtstreeks op een voorgedrukte QSL-kaart printen. Sommige logging-software is er op voorzien om meteen de hele kaart, mét de QSO-info, af te drukken. Er bestaat ook specifieke software om QSL-kaarten mee te ontwerpen en invullen, bijv. "HamQSLer" van VA3HJ. Dat kan handig zijn als je bijv. regelmatig bijzondere locaties activeert en er telkens een specifieke kaart van wil verzenden. Je moet dan enkel voor een voorraad wit karton ( ong. 160 - 220 g/m² ) en vooral inktpatronen zorgen !
Voor wat grotere reeksen kan het interessanter zijn ze in een "copyshop" op A4-formaat op een kleurenlaserprinter te laten afdrukken en bijsnijden tot het standaardformaat van 90 x 140 mm. Andere amateurs gebruiken soms gewone foto's met de QSO-informatie op een etiket op de achterzijde. Dat kan een goedkope oplossing zijn als je maar enkele kaarten nodig hebt, bijv. van je vakantie-QSO's. Denk er ook aan dat je wat reserve-kaarten nodig hebt om QSL-kaarten van SWL's te beantwoorden, zeker als je vanuit een bijzondere locatie hebt gewerkt. Voor meer tips over QSL-software: zie de softwarepagina van deze site.

Als je foto's maakt met de bedoeling ze te gebruiken voor een QSL-kaart, moet je eerst uitmaken of je de QSO-informatie mee op de frontzijde met de foto wil. Het alternatief is een dubbelzijdige kaart waarbij je de info op de achterzijde afdrukt of kleeft met een etiket. Dit is gewoonlijk een nettere oplossing. In het eerste geval let je er best op dat je voldoende voorgrond of "vrije lucht" hebt voor je roepletters, de QSO-gegevens en eventuele logo's ( IOTA, SOTA ... ). Op een donkere voorgrond kan je lichtgekleurde letters gebruiken, tegen een heldere lucht contrasteren donkere letters mooi. Probeer een rommelige achtergrond met verschillende kleuren te vermijden omdat daaroverheen geen enkele tekst goed leesbaar is. Vergeet ook niet een woordje toelichting bij de afbeelding op de kaart toe te voegen als dat niet evident is: vermeld welk monument er op staat, welke berg, welk soort dier... Uitdrukkelijk bij je roepnaam je land vermelden, is geen overbodige luxe: hoeveel Amerikanen denken niet dat België de hoofdstad van Brussel is ?

Om hun gewone QSO's te bevestigen gebruiken veel amateurs QSL-kaarten die ze hebben laten drukken. Ze voorzien die kaarten van een etiket met de QSO-informatie of printen die zelf rechtstreeks op de voorgedrukte kaart. Je moet dan je printer laden met geschikte vellen met etiketten, best van een standaardformaat waar je logprogramma mee overweg kan. In veel gevallen vergt dat wat experimenteerwerk om tot een net resultaat te komen.
Er zijn nogal wat amateurs die half over de rand van het etiket een stempeltje zetten "verified by ... " om vervalsingen te voorkomen, maar dat lijkt mij wat overkill. Een handgeschreven woordje persoonlijke commentaar in de stijl "thanks for the nice QSO" en een persoonlijke ondertekening met je voornaam zijn niet alleen een kwestie van vriendelijkheid, het helpt ook je respons verhogen. Daarover kan je een aantal tips lezen op de website van ZS6 EZ.

Om die QSL-kaarten te verzenden ( en te ontvangen ! ) kan je beroep doen op de verzendingsdienst van bijv. de UBA. Je bezorgt je gesorteerde kaarten aan de QSL-manager van je club en die zorgt er ( eens per maand of zo ) voor dat ze vertrekken naar het QSL-bureau. Daar worden maandelijks alle QSL-kaarten voor een land gebundeld en in één pakket verstuurd. Dat gaat wat trager maar het is natuurlijk een stuk goedkoper dan elke kaart zelf met een postzegel te versieren. Die procedure werkt vrij goed voor de meeste landen met veel radioamateurs, maar het spreekt voor zich dat er op afgelegen eilanden of in schaarsbewoonde landen meestal geen QSL-dienst bestaat. Daarvoor moet je anders te werk gaan ( zie hieronder ). Het QSL-bureau verwerkt uiteraard enkel kaarten via andere bureau's: het stuurt geen kaarten "direct" of via elektronische systemen als LoTW of EQSL.
Om van die QSL-dienstverlening gebruik te maken moet je je aansluiten bij een nationale vereniging en je houden aan een aantal afspraken over bijv. het formaat en het voorsorteren van je kaarten. Meer info vind je op hun website, bijv. www.UBA.be. Op die site staat ook een klein programma dat je helpt om je te verzenden kaarten correct te sorteren.
Omgekeerd ontvangt je plaatselijke QSL-manager de inkomende QSL-kaarten van je sectie of afdeling. Die moet ze dan nog sorteren per lid ( hele klus - verdient bedankje ! ) en verdelen binnen zijn club.


Sommige amateurs die speciale expedities opzetten naar bijv. verafgelegen eilanden of die veel kaarten moeten versturen, duiden een "QSL-manager" aan die de kaarten in hun plaats beantwoordt. Kijk dus zeker bij bijzondere stations na of je de QSL-kaart aan de callsign van het station moet richten, dan wel aan de call van een manager. In dit laatste geval vermeld je de naam van het tegenstation in het daarvoor bedoelde vakje, en zet je zeer duidelijk ( best in het rood ! ) "VIA" gevolgd door de roepletters van de manager. Als je die kaart dan verstuurt via het bureau wordt ze uiteraard gesorteerd bij het land van de manager, niet bij het land van het DX-station.
Dat geldt ook voor speciale, korte contest-calls: als je daar een bevestiging van wil, zoek je op wat de roepnaam van de operator is; de kans is overigens minder groot dat je daar een kaart van terugkrijgt.
Je kan achter de roepletters van de QSL-manager komen via de dx-cluster of via een website als QRZ.com. Meestal verwacht die manager dan dat je bij je QSL-kaart een kleine bijdrage voegt - bijv. een tweetal 1-US$-biljetten ( zgn. "green stamps" ) of IRC's - om je kaart “direct”, d.w.z. via de post te beantwoorden. Managers die vele duizenden kaarten verifiëren en verzenden hebben daar een hele klus aan en verwachten vaak dat niet enkel de kosten van de kaarten en de postzegels gedekt worden, maar dat ze er ook iets aan overhouden voor hun moeite. Zorg er dan voor dat je aan de buitenkant van de envelop niet kan zien dat er geld in zit: in het buitenland verdwijnen dergelijke enveloppen gemakkelijk in de post... Hou er rekening mee dat grote dx-pedities hun kaarten meestal pas bestellen als ze terug thuis zijn en weten hoeveel ze er precies nodig hebben. Zelfs een "direct-kaart" kan dus een tijdje op zich laten wachten.

Elektronische QSL

De laatste jaren worden QSO’s ook meer en meer bevestigd via elektronische weg. Sinds enkele jaren zijn twee websites hiervoor bekend. Het “Logbook of the World” of “LOTW” is een initiatief van de Amerikaanse ARRL. De QSO’s die daarmee bevestigd worden gelden ook voor het DXCC-diploma. Om er aan deel te nemen moet je een hele registratieprocedure doorlopen.

Een ander, gelijkaardig privé-initiatief is EQSL, dat een wat eenvoudigere registratieprodecure heeft, maar dat niet erkend is door de ARRL: die QSO's kan je dus niet claimen voor DXCC enz...

Een vrij recent project is de online-logservice van Clublog. Veel dxpedities, contesters en gewone amateurrs laden hun logboek op deze server waardoor het mogelijk wordt allerlei interessante analyses van je log te maken. Bovendien kan je online een QSL-kaart opvragen via OQRS. Aangezien zij weinig boodschap hebben aan de zoveelste Belgische of Nederlandse kaart, hoeft je hen zelf geen kaart te sturen. Je kan vragen dat zij de kaart via het QSL-bureau verzenden, of via Paypal betalen als je je kaart 'direct' wil. De kosten zijn redelijk als je rekening houdt wat met een direct-verstuurde kaart in feite kost.