|
|
|
|
|
|
||||
|
|
Revizyon Tarihçesiİlk Yayın................................................................................................................01-08-2002 |
|
||||||
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
Revizyon Tarihçesiİlk Yayın................................................................................................................01-08-2002 |
|
||||||
|
|
|
||||||
FORM NO:TRAC005.rev01
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
1-
AMAÇ:
Bu talimatın amacı, Telsiz ve Radyo Amatörleri Cemiyeti’nce, yurt
dışından gelen veya yurt dışına gönderilecek QSL Kartlar ile
ilgili işlemleri yapmak üzere
Genel Merkezde ve şubelerde kurulan QSL BÜRO’ların çalışma
şeklini, yetki ve
sorumluluklarını belirlemektir. 2-
TANIMLAR:
·
TRAC QSL Büro:
Genel Merkez QSL Bürosu. QSL Büro düzeninin genel anlamdaki tek
yetkili organı. ·
TRAC QSL
Sorumlusu: TRAC QSL
Bürosunu yöneten kişi. ·
Gelen Kart Bürosu:
Yurt dışından gelen kartların dağıtımı ile görevli kısım, ·
Giden Kart Bürosu:
Yurt dışına yollanacak kartlardan sorumlu
büro, ·
Şube QSL Bürosu:
TRAC tüzüğüne göre, şubelerde kurulması
kurulması gerekli büro, ·
TRAC Şube
QSL Sorumlusu: TRAC
Şubesinin QSL Bürosunu yöneten kişi. ·
Zarf Kayıt
Listesi : Yurt dışından
kapalı olarak gelen zarfların kayıt edileceği liste, ·
Zarf Tutanağı:
Kapalı zarfların, sahiplerine ulaştırılmak amacıyla, şubelere
zarf ile birlikte yollanacağı evrak, ·
Yararlananlar
Listesi Formu: Şube
QSL Sorumlusunun, şubesinden QSL Kart alacak (üyesi olsun olmasın)
amatörlerin çağrı işaretlerini ve Ad-Soyadlarını, TRAC QSL
Sorumlusuna yollayacağı Elektronik form.
Bu formun elektronik ortamda olmasının amacı, dataların
bilgisayara aktarım kolaylığıdır. 3-
SORUMLULUK:Talimatın
uygulanmasından TRAC Genel Merkez ve Şube QSL Büro Sorumluları
hiyerarşik silsile halinde sorumludur. 4-
KAPSAM: Bu talimat, TRAC
QSL Büro Sorumlusunu, tüm Şube
QSL Büro Sorumlularını ve varsa yardımcılarını kapsar. (Şubeler
de bu talimatın ilgili maddelerine uymak zorundadır) 5-
İDARİ
KURALLAR: 5-1
TRAC Ana Tüzüğüne
göre, TRAC QSL Sorumlusunu TRAC Genel Merkez Yönetim Kurulu atayarak
Şubelere bildirimde bulunur, Şube QSL Sorumlusunu ise ilgili şubenin
yönetimi, Genel kurul sonrası (veya bu talimat kendilerine tebliğ
edildikten sonra) bir
hafta içerisinde atayarak ismini ve adresini Genel Merkez QSL Büroya
bildirir. QSL Büro elektronik haberleşme adresi [email protected]
dir. Yurt içi ve dışı
yazışma adresi P.O.Box 699,
80005 Karaköy, İstanbul,
Turkey dir. Yurt içi haberleşme ve kargo için değişik adres
verilebilir. 5-2
TRAC QSL
Sorumlusu TRAC Genel Merkez
Yönetim Kuruluna, Şube QSL Sorumlusu, şube yönetimine ve TRAC QSL
Sorumlusuna karşı sorumludur.
TRAC QSL Sorumlusu: a-
Ocak ve
Temmuz aylarında TRAC Genel Merkez Yönetim Kuruluna, b-
Danışma
Kurulu toplantılarında delegelere, c-
Genel Merkez
Genel Kurulunda Delegelere Faaliyet ve gelir-gider raporu verir.
Şube QSL Sorumlusu: a-
Ocak ve
Temmuz ayında Şube Yönetim
Kuruluna ve TRAC QSL Sorumlusuna,, b-
Şube Genel
Kurullarında üyelere ve TRAC QSL Sorumlusuna, c-
Talep
halinde Danışma kurulu ve TRAC Genel Kurul öncesi, TRAC QSL
Sorumlusuna Faaliyet ve gelir-gider raporu verir. Raporlar elektronik
ortamda olabilir |
|
||||||
|
|
|
||||||
FORM
NO:TRAC005.rev01
|
|
TRAC Telsiz
ve Radyo Amatörleri Cemiyeti Genel
Merkezi |
QSL
Büro Talimatı |
DOKÜMAN NO YAYIN TARİHİ REVİZYON NO SAYFA NO |
QSL-01 01-08-2002 00 3/6 |
||||
|
|
5-3
QSL
Sorumlularının görev süresi,
yönetim dönemi boyuncadır. Yeni yönetim tarafından seçilecek QSL
Sorumlusuna bütün evrakları devreder. TRAC Genel Merkez İdari İşlerden
Sorumlu Yönetim Kurulu üyesi, TRAC üye listelerinin güncellenmesi ve
Şube yetkilileri (isim, adres vs.) için TRAC QSL Sorumlusuna yardımcı
olur. 5-4
QSL
Sorumluları, görevlerini
yaparken üye amatörlerin yardımını gönüllülük esasına göre
talep edebilirler. Ancak, tüm sorumluluk kendilerindedir. 5-5
TRAC Şubeleri,
yurt dışına QSL Büro olarak TRAC Genel Merkezi posta kutusu adresini
vermek zorundadırlar, Şubeler, Uluslararası QSL-Büro anlamında bir
çalışma yapamazlar. Şubeler,
kendilerine tescilli kulüp istasyonu ile veya yarışma ve DX-pedition
anlamında yapacakları aktiviteler
ile ilgili olarak, Genel Merkez’e
bilgi vererek, Şubeye ait
posta kutusunu sadece “direkt-qsl” adresi olarak
kullanabilirler. Şube posta kutularının açılıp kapanması
da bu talimata uygun yapılır. Şube posta kutusuna yanlışlıkla
gelen şube dışındaki kişilere yönelik tüm gönderiler bu yönerge
maddelerine göre işleme tabi tutularak TRAC QSL Büroya derhal
iletilir. Bu konuda ayrıca 6.9 bendi dikkate alınır. 5-6
TRAC QSL Büro, Türkiye Sınırları içinde ikamet eden tüm Radyo amatörlerine
bu yönergenin 6.4 ve takip eden maddeleri çerçevesinde
hizmet verir. Ancak TRAC Genel Merkezi bu hizmeti sadece TRAC üyelerine
sınırlama hakkını saklı tutar. Bu yönde bir karar alınması
halinde gerekli bildirim yapılır. 5-7
Yurt dışına
QSL Kart gönderimi için, kart sahiplerinden, kart başına ücret alınır.
Bu ücreti belirlemeye TRAC Genel Merkez Yönetim Kurulu yetkilidir.
TRAC Genel Merkezi, ücretlendirmede, kişilerin üye olup olmadığına
göre ayrım yapabilir veya bu hizmetin sadece TRAC üyelerine
verilmesini ön görebilir. 5-8
TRAC QSL Büro
sorumlusu, QSL Büro ile ilgili olarak, TRAC şubeleri ile doğrudan yazışmalar
yapabilir. TK ve benzeri dış yazışmaları TRAC Genel Sekreterliği
vasıtasıyla yapar. 6-
GELEN KART BÜROSU ÇALIŞMA ESASLARI: 6-1.
QSL
Sorumlusu kutuyu her ay en az iki kere açmak zorundadır. 6-2.
Posta
kutularından çıkan ( QSL Kart ve QSL Büroyu ilgilendirenler dışındaki)
tüm evraklar ve dergilerin, kutunun sahibi yönetime en kısa zamanda
iletilmesi zorunludur. 6-3.
Posta
kutularını açan Büro sorumlusu gelen kartları tasnif ederken, öncelikle
kapalı zarf olup olmadığını kontrol eder. Kapalı zarflara hem TRAC
QSL Büro, hem de ilgili şube QSL bürosu tarafından uygulanacak işlemler
şunlardır: TRAC
QSL BÜRO TARAFINDAN: A-
İçinde QSL
Kart bulunduğu tahmin edilen kapalı her zarfa bir numara verilir, B-
Zarf açılmadan,
eğer sahibi biliniyor veya açılmadan anlaşılabiliyor ise ZARF
KAYIT LİSTESİ’ ne işlenir
ve imzalanır. C-
Zarfın kime
geldiği zarf açılmadan belli olamıyor ise, zarf
hasar verilmeden açılır, tesbit yapılır, zarf bant ile kapatılarak b maddesi uygulanır, Zarf içinde kıymetli evrak varsa hem zarfa hem de “Zarf Kayıt
Listesine” kayıt edilir.
Bu şekilde TRAC QSL Büroya
girişi tamamlanan zarf, ilgili şubeye iki nüsha ZARF TUTANAĞI
ile ve diğer kartlar ile beraber yollanır. Yollanan zarflar ZARF
KAYIT LİSTESİ’ nden işaretlenir. |
|
||||||
|
|
|
||||||
FORM
NO:TRAC005.rev01
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
ŞUBE QSL BÜRO TARAFINDAN: A-
TRAC QSL Bürodan yollanan paketleri alan Şube QSL Sorumlusu, paketin içinden çıkan
kapalı zarfları, sahibi
amatöre verirken iki kopya ZARF TUTANAĞINI imzalatır. ZARF
TUTANAKLARI Şube yetkilisince saklanır, TRAC QSL Büro talep ettiği
zaman veya TRAC QSL büroya
herhangi bir ileti yollayacağı zaman, (masraflar TRAC QSL Büro tarafından
karşılanmak kaydıyla), TRAC QSL Büroya geri yollar, fax çekebilir,
e-mail olarak iletebilir 6-4.
TRAC QSL Büro,
gelen kartları TRAC şubelerine gönderir ve kartlar ilgili
şubenin QSL Bürosu vasıtasıyla amatörlere dağıtılır
.Amatörlere TRAC şubelerince
elden teslim edilen kartlar için (gelen kartlar için), kargo masraf
payı haricinde hiçbir ücret talep edilmez. Kargo masrafı gelen kart
sayısına bölünerek birim kart masraf payı saptanır. Şubelere
merkezden yapılan gönderim, masrafı alıcı şubeye ait olmak üzere
kargoyla yapılır. 6-5.
Yakınında şube bulunmayan yerlerdeki amatörlere gelen
kartlar hakkında ise ilgili amatörün istediği
(ve genel şartlara uygun) şekilde davranılır. 6-6.
TRAC üyesi
olsun olmasın tüm amatörler, kartlarını almak istedikleri TRAC şubesine
kart alımı konusunda yazılı
olarak başvurabilirler. Herhangi
bir talepte bulunmayan üyelerin kartları, TRAC Genel Merkezindeki üye
listelerine göre ilgili şubelere gönderilir. 6-7.
Üye olmayan
amatörlerin kartları, kendilerince 6.6 maddesinde belirtilen bildirim
yapılana kadar (şube adı bildirilene kadar) büroda bekletilir. Ancak
bu bildirim en geç bir takvim yılı içinde yapılmalıdır. Aksi
takdirde TRAC QSL Büro biriken kartları ilgili ülkeye geri gönderme
hakkına sahip olacak veya bu bürolara bu çağrı işaretine ait
kartları kabul etmeyeceğini bildirecektir. 6-8.
QSL Büro,
Kartların yollanacağı şubeler hakkında TA CALLBOOK daki verilerden
faydalanabilir. Bu veritabanındaki olası güncelleme eksikliğinden
doğacak aksaklıklardan TRAC QSL Büro sorumlu tutulamaz. Bu konudaki
sorumluluk sadece ilgili amatöre aittir. Aynı husus 6.6 Maddesi için
de geçerlidir. Şube QSL Bürosu, üye listelerinin güncellenmiş şeklini
her değişiklik durumunda ve/veya yıl başından itibaren 3 aylık
periyodlarla TRAC QSL Büroya Üye
Listesi Formu kullanarak, elektronik ortamda (e-mail, disket vs.)
iletir. Bunun yapılmamasından dolayı meydana gelecek yanlış gönderim
veya iadelerden 6.4 bendi çerçevesinde doğan masraflar ilgili şubenin
QSL Sorumlusu sorumluluğuna girer. TRAC QSL Sorumlusu ise gönderilerini
kendisine şubelerce iletilmiş olan listeler çerçevesinde yapmaktan
sorumludur. Aksi durumlardan doğacak gereksiz gönderim masrafları
kendisince karşılanır. 6-9.
Şube posta
kutularının açılıp kapanmaları da bu talimata uygun yapılır. Şube
posta kutusuna direkt - QSL kartlar ile birlikte gelen gelen kıymetli
evraklar ilgilisine
tutanakla teslim edilir. Kulüp istasyonuna gelenler ise sadece bu
kartların cevabının yollanması için kullanılır ve başka amaçla
değerlendirilemez. Yurt dışına
geri gönderim için yapılan harcama ve yollanan kartlar için, sayman
ve Şube QSL Sorumlusu tarafından tutanak tutulur. |
|
||||||
|
|
|
||||||
FORM
NO:TRAC005.rev01
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
7-
GİDEN KART BÜROSU ÇALIŞMA ESASLARI: 7-1.
Yurt dışına
kart yollamak isteyen amatörler, kartlarını
belirlenen ücreti veya yeterli miktarda QSL-Pulunu TRAC Şube
QSL Sorumlusuna peşin olarak teslim
ederler. Kartlar, gidecekleri QSL bürolara göre ayrı ayrı sıralanmış,uluslararası
standart ölçülere sahip ve ayrıca miktarları işlem kolaylığı
bakımından listelenmiş
olmalıdır. Büro, uluslararası standartlara sahip olmayan kartları
reddetme yetkisine sahiptir. Büro, ayrıca QSL Büro hizmeti
verilemeyen ülkelere ait kartları kabul etmez. 7-2.
TRAC Şube
QSL Sorumlusu, gerekli şartları yerine getirmiş üyelerinin
kartlarını doğrudan TRAC QSL Büroya yollamalarını
sağlayabilir. Ancak, TRAC QSL büronun muhatabı her durumda
ilgili TRAC Şube QSL bürosu olacaktır. 7-3.
Şubeler
biriken kartları, kargo
ücretlerini kart sahiplerine bölüştürerek
TRAC QSL Büronun bildirdiği Kargo adresine, kargo ücreti ödenmiş
olarak gönderirler. Kartların ne zaman TRAC QSL Büroya gönderileceği,
şube insiyatifindedir, Ancak kartlar
şubede 30 günden fazla
bekletilemez. Üyelerden alınan Kart gönderim ücretleri veya QSL-Pulları,
paket içine konulur. 7-4.
TRAC QSL Büro
Sorumlusu, kutudan çıkan kart miktarını ve yollanan parayı veya QSL-Pullarını GİDEN KART TUTANAĞI’nda kayıt altına alır.
Alınan gönderi ile ilgili olarak saptanan bir hata varsa şubeye
bilgi verilir. Hata düzeltilmeden kartların yurt dışına yollanması,
TRAC QSL Büro insiyatifindedir. 7-5.
TRAC QSL Büroda
biriken kartların yurt dışına yollanım periyodu, TRAC QSL Büro
insiyatifindedir. Ancak prensip olarak, ülke bazında uygun
sayıda kart birikmesi
durumunda gönderi yapılması esastır. Uygun sayı, en uygun posta
tarifesine uygun miktar olarak tarif edilir. 7-6.
TRAC QSL Büro,
yurt dışından hatalı olarak TA ya yollanan kartları ve korsan
kartlarını da gidecek kartlar ile birlikte geri yollar. TRAC QSL Büro,
diğer ülkelerin bürolarına periyodik olarak kabul edeceği kartların
listesini ileterek gereksiz işlemlerin peşinen önlenmesini hedefleme
yetkisine sahiptir. 6.6,6.7 ve 6.8 maddeleri bu bağlamda da geçerlidir. 7-7.
TRAC QSL Büro,
yurt dışına gönderim ücretlerini
PTT tutanağı ile belgeler. 7-8.
TRAC QSL Büro,
gönderim masraflarını 7.1 maddesi çerçevesinde nakit ödeme esası
ile düzenleyeceği gibi QSL-Pulu düzenlemesini de öngörebilir. 7-9.
Gönderi işlemi
için en hızlı (uçak postası,kargo) değil en ekonomik yöntem (yüzey
postası, küçük paket gönderisi v.b.) benimsenir. QSL Büro
hizmetinden yararlanan amatör telsizciler bu prensibi peşinen kabul
etmiş sayılırlar. Geç ulaşım konusunda şikayette bulunulamaz. Bu
konuda 6.1,7.3 ve 7.5 maddelerinin hükümleri saklıdır. |
|
||||||
|
|
|
||||||
FO
RM NO:TRAC005.rev01
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
7-10.
Gönderi ücreti aşağıdaki şekilde belirlenir: a-
Gönderim için
gramaj/ücret orantısı en uygun olan posta tarifesi saptanır. b-
Bu tarifenin
toplam brüt gramajına kaç QSL Kartının isabet ettiği saptanır. c-
Bu orantıyla
kart başına brüt gönderim ücreti belirlenir. QSL Pulu uygulaması söz
konusu ise pul maliyeti bu brüt gönderim ücretine eklenir. d-
Bu brüt
rakama %5 tolerans,%5 hatalı kart geri gönderimi ve %5 Genel Merkez
Kulüp İstasyonu QSL Gönderi marjı olmak üzere toplam %15 marj
eklenerek net gönderim ücreti saptanır. e-
(d)
maddesindeki marjlar Genel Merkez Yönetim Kurulu oluru ile gereksinme
halinde ileriye yönelik olarak arttırabilir veya eksiltilebilir. f-
Posta
tarifelerinde veya pul maliyetlerinde meydana gelecek zamlar (c ) ve
dolayısıyla (d) maddesine derhal yansıtılır. 8-
GENEL HÜKÜMLER: a-
QSL Büro döner
sermaye mantığı ile çalışır. Masraflarının Genel Merkez tarafından
karşılanması söz konusu değildir. Aynı şekilde, kar amaçlı çalışması
da söz konusu değildir. Dolayısıyla iç bütçesinin açık
vermemesi için 7.10
bendinin (e) ve (f) maddesi doğrultusunda gerekli önlemleri alınması
esası peşinen kabul edilmiştir. QSL Büro işleyişi konusunda
silsile içinde alınacak
Genel Merkez Yönetim Kurulu ve Genel Merkez Genel Kurulu kararlarının
hükümleri saklıdır. b-
TRAC QSL Büro,
başta 7.10. maddesi olmak üzere tüm konularda ve gerekli durumlarda
şubeleri e-posta aracılığıyla bilgilendirir. Şube yönetimleri
ve/veya QSL Büroları bu bilgilerin üyelere iletilmesi konusunda
gerekli rasyonel ve uygun
önlemleri almakla yükümlüdürler. Genel bilgilendirme web sayfası
aracılığıyla da yapılır. İlgili Web Sayfası Sorumluları
bu konudaki güncellemeleri behemehal yapmakla yükümlüdürler. c-
Şubelerde,
Gelen QSL Kartların bekletileceği yerler, Şube Yönetiminin
insiyatifindedir. d-
Bu talimat
(ve zaman içerisinde olursa, revizyonlu kopyaları) imzalı olarak Şube
Başkanlıklarına, ücreti TRAC QSL Büro bütçesinden karşılanmak
üzere, iadeli taahhütlü olarak PTT yolu ile tebliğ edilir. Bu
talimatı alan şube yönetimi, talimat hükümlerine uymak ve hemen
uygulamak ile yükümlüdür. e-
Diğer tüm
konularda Ana Tüzük hükümleri saklıdır. 9-
İLGİLİ DÖKÜMANLAR: ·
TRAC Tüzüğü ·
Zarf Tutanağı ·
Zarf Kayıt
listesi ·
Giden Kart
Tutanağı ·
Üye Listesi
Formu |
|
||||||
|
|
|
||||||
